工的情况发生。系统地解决或完成一项工作，不再重复的浪费时间、人力和物力，倡导“绿色”办公，从而真正地提升部门的整体管理能力和外部管理形象。
（二）工作要求
团结进取 坚持原则 提升视角 思考创新
团结进取：部门要团结，体现大家庭的管理模式，对部门员工的工作、生活要关心，在员工或者部门遇到困难和问题的时侯，部门要主动了解，及时寻找解决方案，体现应有的部门凝聚性与人文关怀；对外要保持部门的权威性，对内要开诚布公的进行反思，积极寻找提升部门管理的方式、方法；对内进行有效及时的沟通，对外口径保持一致；严禁出现任何形式的有损于部门管理形象和破坏部门整理管理水平的行为，也不可出现对员工之间冷漠、推诿、诋毁等情况发生，一经发现严肃处理，重者清除团队。
坚持原则：工作中要“一切为公”、“对事不对人”，一切要按照集团授予的权责及标准来执行，任何人不得以任何形式利用自身职权为私人提供便利和谋得利益，保持办公室的公正、公平、公开的行政形象；一切工作有章可循，有具体的标准和权责。
提升视角：考虑工作的时候，要提升一个级别来思考自身工作，善于换位思考。专员要站在主管的角度思考问题，主管要站在部门领导的角度思考问题，部门领导要站在集团主管领导的角度来思考问题，这样，工作的角度才会提高，工作的质量才会完善；同时，在完成其他职能工作的时候，要主动站在对方的角度思考工作的方式、方
法、效率、结果，有效提升部门的管理高度。
思考创新：勤于思考，善于总结和分析，勇于创新工作思路和工作方法，善于规划自己的工作目标，当问题发生时，能及时提出自己的解决方案。
（三）注意事项
1、首问责任制。部门内各项管理职能要对部门全体员工进行宣贯，让每位员工都了解部门的业务范围、归属、基本处事流程等。在工作期间，办公室在岗被询问的工作人员即为首问责任人。要求首问责任人对提出的问题或要求，无论是否是自己职责（权）范围内的事，都要给一个满意的答复。对职责（权）范围内的事，若手续完备，首问责任人要在规定的时限内予以办结；若手续不完备，应一次性告之其办事机关的全部办理要求和所需的文书材料，不要让问题反复处理或浪费时间。对非自己职责（权）范围内的事，首问责任人也要热情接待，并根据来访事由，负责引导至相应人员处，让来访各项工作方便、快捷地找到经办人员并及时办事。对不遵守首问责任制，造成不良影响的，要给予相应处理。
2、团结互助融为一体。部门上下要具有团结意识，各司其责但要相互补位，在工作中要互相帮助，彰显集体的智慧和力量。
3、决策不执行，执行不决策。各项职能逐步授权下移，责任逐步上调，保持清晰的方向感和管控意识，即决策不执行；办公室作为一个具备执行权的部门，要深刻领会这一管理理念，在领导没有授权
的前提下严禁擅自做主决策相关事项，即执行不决策。
4、可以越级汇报，绝不越级处理。广纳良谏，但要遵循管理层级，非特殊情况办公室主任不插手具体业务，办公室员工不跨级、越级汇报工作，如遇此类情况须从问题本身角度出发，按照公司管理层级及授权程序执行。
5、办公（行政）无小事。办公室的基础性工作就是要保障办公正常运转，避免影响办公所需制度、环境等事情发生，为了动态管理办公，需要“抓反复、反复抓”，以多种形式与手段管控办公体系，保障其正常运转。
四、部门组织架构
（一）部门组织结构
1、目前的组织架构：略
2、优化后的组织架构：略
（二）部门岗位设置
1、办公室主任：全面负责部门管理，重点以政务型职能为准，即督办（计划）管理、文书（公文）管理、企业文化建设、行政体系建设。
2、后勤主管兼部门助理：全面负责部门后勤管理工作，主要包括办公资产管理、办公环境维护、车辆管理、门卫保安、会务组织及服务等后勤工作；同时，兼任部门助理，配合办公室主任开展部门其他相关工作。
3、档案管理专员：以负责集团档案管理为主，同时负责集团的
证照年检等相关工作。
4、信息管理专员：主要配合集团资质升级方面相关信息化建设工作，例如企业协同办公系统的维护、项目管理软件等，同时，对集团内部的通讯、网络等实施进行维护，合理配置并及时进行更新。
5、前台文员：主要负责前台接待及文书相关工作。
五、层级设置及管理方式
1、办公室主任：由集团总经理聘用，受总经理委托负责集团行政办公管理事宜，全面负责开展行政管理及日常办公室管理工作。
2、办公室副主任：由办公室提名，经公司总经理批准聘用，对办公室主任负责，协助办公室主任开展工作。
3、部门业务主管（酌情设置）：由办公室提名，协助办公室主任、副主任开展专项业务工作。
4、专员：从事办公室行政管理的专项业务工作，根据工作年限、学历、素质及业绩考核聘用。
六、部门制度（待完善）
整体评价：相对健全但不完善，专业程度有待提高，部分制度已不具备可操作性，须重新探讨商定、修改完善。
大节点：2012年1月1日前，将所有办公室制度12余项全部升级完善并出台。
yxz（集团）办公室
2011年9月14日