监理资料及档案管理制度

一、监理文件的管理

1、监理文件是指监理项目部的监理人员在监理作业中所形成的文类管理；

2、监理文件的分级管理是指文件形成的过程中，按职责权限进行编制、审查和签发； 3、监理文件的分类管理是指文件形成后的编号、发送、传递和保管。 二、监理项目部发出的监理文件的编制和审批分为五级管理

1、监理项目部管理制度及监理作业指导文件、监理规划、专业监理实施细则由有关人员编制后总监审定，作为Ⅰ级文件；“监理规划”作为公司文件经公司批准后，作为Ⅰ级文件管理； 2、监理项目部向业主提交的重要报告：总结、月报、专题报告、图纸会审/评审纪要、工程暂停令、严惩工期审批、索赔签证、质量和安全事故报告，由有关专业监理工程师编制，总监审批签发，作为Ⅱ级文件。

3、监理项目部所发正式函件由有关监理工程师编制，总监理工程师签发，作为Ⅲ级文件。 4、监理项目部所发工程联系单、通知单、备忘录、报表、各类审查单以及监理作业表等由有关专业监理工程师编制，交规定的签发人审核后签发，作为Ⅳ级文件。 5、监理统计表以及其他监理内部文件通知等作为Ⅴ级文件。 三、监理作业中形成监理文件的分类

1、按专业分类，分为以下11类：锅炉、汽机、土建（含勘测）、仪表及控制、炉保、焊接、化学、给排水、技经及综合等。 2、文件性质分类：

? 综合管理：监理规划、监理的管理制度、监理项目部的重要报告、总结、月报。对施工组织设计，施工单位的作业指导书等综合性施工作业指导文件进行审核所发的工程联系单； ? 质量管理：对施工质量、设备质量、消缺方案等所发的通知单、联系单等有关质量控制文件；

? 进度管理：对开工报告的审核意见，有关开工、停工、复工令的监理项目部有关进度控制文件；

? 投资管理：对施工单位的工程变更和材料代用及设计单位的设计变更所引起的费用变更的答复所发出的联系单、通知单等有关投资控制的文件；

? 安全文明控制：对施工单位的安全管理和文明施工所进行的监督文件；

? 合同管理：对合同执行中的问题（包括索赔）所提出的意见而发出的联系单和通知单等文件。

四、监理部收到的工程文件的分类管理 1、来自建设单位的工程文件：

? 建设单位的正式公文，可作为业主来函（包括上级审批文件）建档管理； ? 建设单位所编制的日常工程文件按如下分类进行管理： ——建设单位所编制的会议纪要；

——建设单位和第三方所签订的合同文件； ——建设单位有关建设项目报建文件； ——建设单位所转发的设备文件； ——建设单位所转发的设计文件； ——质量监督站文件；

——建设单位所发的通知单、联系单； ——施工现场建设管理制度。

2、来自设计单位的文件，可按如下分类管理： ? 初步设计文件及概算书； ? 主/辅机设备技术规范书； ? 施工图设计文件； ? 施工图预算； ? 设计变更； ? 设计联络会资料。

3、来自施工和承包单位的工程文件可按如下分类管理： ? 施工依据文件和技术文件（施工组织设计及作业指导书）； ? 开工报批文件；

? 要求变更施工设计或材料代用的文件和联系单； ? 质量保证资料；

? 要求变更施工进度的文件和联系单； ? 要求增加费用或要求索赔的文件和凭证； ? 关于施工质量方面的文件或联系单； ? 关于设备质量和开箱验收的文件和联系单； ? 工程调试文件；

? 施工质量验评资料及安装调试记录； ? 制造厂家的变更、答复、提供资料、方案等； ? 承包单位提供的检验文件和自制文件、凭证和单据； ? 各承包单位的正式来函做专档管理； ? 事故处理及不合格项处理； ? 施工总结及技术总结。

五、文件的传送

1、所有文件的收发传送由信息员负责；

2、监理文件发出前应按32条的规定，由审批人签字后发出； 3、收入文件应交总监批阅，按批阅意见交有关负责人处理； 4、监理部编制对外发送报表应按报表规定的审签权限审批； 5、承包单位的报表审查，按36条规定的审签权限分别递送审查； 6、监理部收发文件用表见表3-1、3-2。

表3-1 监理项目部

表3-2

监理项目部

发文簿

六、监理作业表示及审批 对施工单位报审表的审批：

1、“工程开工/复工报审表”（A1、A6）由总监理工程师审批；

2、“施工组织设计（方案）报审表”（A3.1）由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准； 3、“分包单位资格报审表”（A3.4）由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准； 4、“工序报验申请表”（A3.3）由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准；

5、“工程款支付申请表”（A4.3）由专业监理工程师审查，并填写“工程款支付证书”由总监签发；

6、“延长工期报审表”（A2.2）由专业监理工程师审查，由总监签发；

7、“费用索赔申请表”（A4.2）由专业监理工程师审查，并填写“费用索赔审批表”由总监签发；

8、“工程材料/构配件/设备报审表”（A3.2）由专业监理工程师审查，由总监或专业监理工程师批准；

9、“工程竣工报验单”（A7）由专业监理工程师审查，由总监签证；

10、“工程变更单”（A9）由专业监理工程师审查，由总监批准；

11、“监理工程师通知单”（B2）由专业监理工程师审查，由总监或专业监理工程师签发； 12、“工程暂停令”（B1）由专业监理工程师审查，由总监批准。 七、文件编号 1、文件的分类表示：

? 文件资料归档都应按不同类别进行标识。 ? 文件资料的分类标识如图3-1所示。 2、文件编号

“监理现场用表”按如下编号：

3、文件签字加盖印章

在监理作业中需要发出文件时，编制人及审核人均应由本人签字，信息员归档，加盖印章发送。

八、监理统计用表及监理台帐

监理统计用表是监理项目部内部的管理用表，作为监理人员的工作台帐，由监理项目部自存，不向外发送，主要有： 1、项目监理作业大事记；

2、设计变更工程联系单汇总登记表； 3、单位工程形象进度一览表； 4、施工质量验评统计表； 5、设备缺陷汇总表； 6、监理作业信息月报； 7、承建单位月进度款支付台帐。 九、监理文件的移交和归档 1、监理文件的移交

安装工程结束后，施工文件向建设单位进行移交的同时，监理文件也要按规定向建设单位进行移交，移交监理文件的目次要求和建设单位协商后确定，一般移交如表3-3所示文件或按GB/T50328-2001规定移交。